HelpDesk Çalışma Mantığı ve Süreçleri

1. E-posta Senkronizasyonu (IMAP)

HelpDesk, mail sunucunuzdaki okunmamış e-postaları otomatik olarak çeker ve ticket'a dönüştürür.

  • Otomatik Çekme: Sayfa her açıldığında arka planda senkronizasyon (10 dakika arayla)
  • Güvenli İşleme: Her senkronizasyonda en fazla 10 e-posta işlenir
  • Okundu İşaretleme: İndirilen e-postalar sunucuda "okundu" olarak işaretlenir, silinmez
  • S3 Yedekleme: Tüm e-postalar güvenli bir şekilde AWS S3'te saklanır

2. Akıllı Ticket Eşleştirme

Her ticket'a özel bir takip kodu (hash ID) atanır. Bu kod, gönderilen yanıtların altına otomatik eklenir.

Müşteri yanıt verdiğinde, bu kod sayesinde e-posta doğru ticket'a eşleşir. Böylece aynı konudaki tüm yazışmalar tek bir konuşma altında toplanır.

Sonuç: E-posta zincirleri hiç kopmaz, RFC In-Reply-To başlıklarına bağımlı olmadan çalışır.

3. Yanıt Gönderme (SMTP)

Ticket'a verdiğiniz yanıtlar, müşteriye otomatik olarak e-posta olarak iletilir.

  • Tek Adres: Müşteri her zaman aynı e-posta adresinden yanıt alır
  • Özel Gönderen Adı: İsterseniz özel bir gönderen ismi tanımlayabilirsiniz
  • Dosya Eki: Yanıtlarınıza dosya ekleyebilirsiniz (maks. 10 MB)
  • Asenkron Gönderim: E-postalar arka planda kuyruğa alınır ve güvenilir şekilde gönderilir